Les fondamentaux d'une migration vers Microsoft 365

La préparation

Lorsque l’on souhaite migrer vers Microsoft 365, que ce soit pour favoriser le travail collaboratif ou offrir aux utilisateurs de nouveaux outils, il est indispensable d’établir un plan de migration.

Celui-ci devra inclure chacune des étapes nécessaires au bon déroulement de la transition vers la plateforme collaborative de Microsoft.

De manière générale, on préfèrera mettre en place un POC, ayant pour but de déterminer que tous les feux sont au vert pour lancer la migration à proprement parler. Également, dans la majorité des cas, la migration vers Microsoft 365 est initiée par la migration du système de messagerie, mais il se peut que les applications soient mises à disposition sans migration de messagerie.

De l’ouverture du tenant Microsoft 365, en passant par le choix des éléments à migrer, jusqu’à la modification des enregistrements DNS en fin de migration, chacune de ces étapes doit être planifiée afin de garantir le succès de la migration.

La question du déploiement des fonctionnalités de Microsoft 365 sur les postes de travail est un sujet qu’il ne faut pas négliger : Remplacement des packs Office, déploiement de Teams, mise en place de OneDrive…

Le choix des licences

Microsoft 365 est un système que l’on appelle SaaS, pour Software as a Service. Ce qui signifie que les outils sont mis à disposition des utilisateurs via une plateforme Cloud. Les administrateurs peuvent gérer et configurer les différents outils, mais n’ont pas à se soucier des ressources IT qui permettent le fonctionnement de ces applications.

Afin de bénéficier des outils, chaque utilisateur doit disposer d’une licence Microsoft 365. Il existe plusieurs niveaux de licences qui offrent ainsi plus ou moins de fonctionnalités.

Il est donc indispensable de recenser les besoins applicatifs des utilisateurs, qui peuvent être différents en fonction des métiers, afin de dimensionner au plus juste l’investissement pour les licences (voir notre article Optimiser les coûts de licences Microsoft 365 ).

Le système de messagerie source

Le système de messagerie de Microsoft 365 repose sur Exchange Server. Le mode de migration vers Microsoft 365 sera différent en fonction du système de messagerie source. Généralement, le système source est un serveur Exchange, Domino (Lotus) ou bien un système de messagerie tiers comme Gmail Pro, OVH, 1&1 ou tout autre service de messagerie professionnelle.

La migration d’un serveur Exchange vers Microsoft 365 est la plus simple, attention néanmoins à la version du serveur Exchange source, qui peut nécessiter des opérations spécifiques si elle est obsolète.

La migration d’un serveur Domino (Lotus) est la plus complexe car le système est totalement différent d’Exchange. Elle nécessite donc de faire appel à un outil tiers pour la migration des éléments de messagerie.

Pour les autres systèmes de messagerie, il est nécessaire de réaliser ce que l’on appelle une migration IMAP. En fonction du nombre de boîtes aux lettres et des différentes contraintes, il sera possible de migrer manuellement les données ou bien de faire appel à un outil tiers pour la migration.

Une migration peut être l’occasion de faire un peu de ménage dans le système de messagerie. Il sera ainsi possible de ne migrer qu’une partie des messages, en reprenant uniquement 3 années de mails par exemple.

Enfin, il faudra étudier la migration ou non des archives mails si celles-ci ont été mises en place.

La communication et l’accompagnement au changement

Chaque projet de migration doit impérativement être accompagné d’un plan de communication adéquat. Réaliser une migration sans communiquer auprès des utilisateurs et des équipes métier augmente énormément le risque de non-adhésion aux nouvelles fonctionnalités déployées. L’objectif premier de Microsoft 365 étant d’optimiser les processus de communication et de renforcer la collaboration entre les utilisateurs, le fait de les informer en amont du projet les préparera au mieux à l’arrivée de nouvelles applications et méthodes de travail.

L’accompagnement au changement est également une brique indispensable lors d’un projet de migration vers Microsoft 365. Cet accompagnement au changement concerne les utilisateurs finaux, mais également les équipes IT, auxquelles on ne pense pas toujours. En effet, l’administration de Microsoft 365 et la réponse aux demandes de support des utilisateurs sont des éléments à prendre en compte en amont de la migration. Il existe plusieurs solutions afin de procéder à l’accompagnement au changement, comme par exemple des sessions de formation ou bien des ateliers techniques et fonctionnels.

La migration

D’un point de vue plus technique, la migration vers Microsoft 365 est un projet qui se déroule très bien si la phase de préparation a bien été respectée.

Le transfert du système de messagerie, qui est généralement la première phase du projet, reste l’opération la plus sensible, puisque sans messagerie fonctionnelle, la plupart des entreprises ne peuvent avoir une activité normale. A savoir que la migration de la messagerie vers Microsoft 365 reste une copie et non un déplacement des éléments d’un système A vers un système B. En cas de défaillance majeure, un retour en arrière est toujours possible et une perte de données lors du processus de migration est quasiment impossible.

En termes de durée de migration, cela dépend du volume de données à traiter. C’est pour cela que la migration s’effectue généralement de manière transparente en effectuant des synchronisations régulières entre le système de messagerie actuel et Microsoft 365. Lorsque l’intégralité des données se trouve sur Microsoft 365, il est possible de « basculer » le système de messagerie.

Il existe également le cas de figure où le système de messagerie source est un serveur Exchange. En fonction de la version du serveur Exchange, il sera possible de mettre en place ce qu’on appelle l’hybridation entre le serveur Exchange local et l’infrastructure Microsoft 365. Ceci permet une migration extrêmement souple vers le Cloud, ou bien de laisser une partie du système de messagerie en local et l’autre partie dans Microsoft 365. Si le serveur Exchange n’est pas dans une version suffisante pour mettre en place l’hybridation, il est également possible de procéder à une montée de version d’Exchange avant de mettre en place l’hybridation.

Synthèse :

Un projet de migration vers Microsoft 365 débute généralement par la migration du système de messagerie
La préparation du projet et le choix d’un scénario adapté sont les clés du succès
Ne pas négliger les aspects poste de travail
Communiquer auprès des utilisateurs et équipes IT
Mettre en place l’accompagnement au changement pour garantir l’adhésion aux outils de Microsoft 365
Chaque entreprise ayant ses propres contraintes, un scénario de migration adapté à ces dernières doit être mis en place en fonction de la messagerie source, des contraintes de temps et des priorités métier.