Slack, Trello, Dropbox… combien d’entre nous se sont arraché les cheveux pour savoir où était stocké ce fichu bon de commande signé du client, ou encore la dernière version de la présentation hyper importante qui a lieu demain ? Les outils collaboratifs, quand ils sont utilisés dans les règles de l’art, peuvent non seulement améliorer la productivité d’une équipe mais ils peuvent également la transformer en Dream Team, sous réserve d’éviter certains écueils qui conduisent à l’effet inverse…

Les outils collaboratifs sont nos amis

Et oui ! Les outils collaboratifs se veulent tous plus intuitifs, plus simples, plus ergonomiques et promettent d’améliorer notre productivité dans la réalisation de nos tâches quotidiennes. D’ailleurs, quand on a mis le pied dedans, il devient difficile de s’en passer. Quoi de mieux que Trello pour gérer ses tâches quotidiennes en toute simplicité ? Facile, rapide, efficace, la valeur est là, tout de suite.

De fausses bonnes idées

Mais parfois, certains d’entre eux sont de fausses bonnes idées. La semaine dernière, je me rends compte que ma TV peut être pilotée avec mon smartphone. Chouette, plus besoin de télécommande physique ! Je paramètre l’application sur mon smartphone, et mets un raccourci sur l’écran principal. Résultat : l’expérience utilisateur est tout simplement catastrophique. Avec la télécommande, pour zapper, on appuie sur une touche, terminé. Avec le smartphone, on déverrouille le téléphone (ça peut prendre du temps parfois…), on lance l’application (pas instantané non plus), on sélectionne le bon volet de boutons (ils ne tiennent pas tous sur un seul écran du téléphone !), on appuie sur la touche et on attend à nouveau une ou deux secondes. Bref, la télécommande classique fait TRES bien son boulot, pourquoi chercher midi à 14h ? C’est la même chose avec les outils collaboratifs. Parfois un fichier Excel tout bête est la solution la plus efficace pour partager un tableau. Lorsqu’il s’agit d’éditer un fichier texte et de se concentrer sur la matière à travailler, un Notepad peut s’avérer tout aussi efficace qu’un outil plus sexy et plus complexe, où l’on pourrait facilement se perdre dans les aspects moins essentiels.

Des belles promesses… l’écologie par exemple ?

J’ai de plus en plus de mal à me convaincre que créer un compte utilisateur sur un site internet et y gérer ses propres tâches soit forcément plus vertueux en termes d’écologie que d’utiliser quelques post-it sur un mur. Ceux qui s’intéressent un peu à l’écologie savent que la réelle écologie se trouve dans la mesure et la parcimonie. Vous voulez être écologique ? Faites du nettoyage dans vos emails, supprimez les fichiers inutilisés de votre drive ou encore détruisez les comptes utilisateurs sur les sites que vous ne fréquentez plus. Mais de grâce, ne pensez pas que l’inscription sur un site collaboratif va sauver la planète.

« Avec notre outil, plus besoin d’email ! »

Encore un mensonge : les emails rendent de grands services, vouloir leur suppression est une idée saugrenue. Comment allez-vous communiquer avec de nouveaux fournisseurs ? Allez-vous réussir à imposer cet outil à tous vos clients ? Pas sûr que le gain de temps et d’efficacité soit notable… Encadrer l’utilisation des emails, ça oui ! Allez, je vous propose mon TOP 5 des meilleurs ennemis des outils collaboratifs.

Meilleur ennemi n°5 : l’absence de règles du jeu et de gouvernance
Il faut à tout prix cadrer les règles d’usage en amont de toute utilisation d’un outil collaboratif :

  • Où va-t-on stocker les documents ?
  • Quelle arborescence de dossiers/fichiers commune pour les projets ?
  • Comment structurer de façon homogène les données quel que soit le sujet ?
  • Quel canal pour les discussions internes ?
  • Et pour la communication avec le client, on s’organise comment ?

Ces règles, assorties d’un accompagnement au changement sur mesure, garantiront un minimum d’ordre et de cohérence indispensables à l’adhésion des utilisateurs et la productivité de l’équipe.
De la même façon, utiliser un outil collaboratif sans gouvernance, c’est un peu comme habiter dans une maison sans définir l’usage que l’on aura de chaque pièce.

  • Qui va s’occuper du paramétrage ?
  • L’administration sera-t-elle centralisée ou bien distribuée sur des administrateurs locaux ?

On repère d’ailleurs facilement les outils collaboratifs matures des autres à la qualité des moyens de gouvernances existants.

Meilleur ennemi n°4 : la désintégration

Ah la la… l’intégration. Le nerf de la guerre des projets informatiques. Cette partie est si souvent bâclée ! Allez hop, on souscrit 200 licences Entreprise du dernier outil à la mode, on envoie un email de communication et roule ! Sauf que… une intégration réussie permet un meilleur confort d’utilisation, une productivité accrue et surtout cela permet de ne perdre personne en route. En effet, si je crée des passerelles entre les outils, leur utilisation devient plus évidente. Si les outils peuvent communiquer entre eux, on gagne en temps et on réduit les risques d’erreur. Sans parler des problématiques d’authentification et de la dimension sécuritaire inhérente…

Meilleur ennemi n°3 : l’absence de but recherché

J’embête souvent mes clients avec une question que je leur pose à chaque nouveau projet, et régulièrement pendant les étapes de réalisation. C’est une question toute simple mais que l’on ne pose pas assez en gestion de projet : « Qu’est-ce qu’on essaie d’accomplir ? » ou dit autrement : « un nouvel outil collaboratif, pourquoi pas, mais qu’est-ce qu’on veut faire avec ? A quoi ça sert VRAIMENT ? Quelle valeur ajoutée est attendue au regard de l’existant? ». Tiens d’ailleurs, une autre question à se poser à tout prix en début de projet : « Quel est l’existant ? Comment cela fonctionne actuellement ? ». Et donc : « Pourquoi cela marcherait mieux avec un outil supplémentaire ? ».

Meilleur ennemi n°2 : penser que l’outil collaboratif va garantir la réussite de vos projets

Un des écueils à éviter (et qui n’est d’ailleurs pas propre aux outils collaboratifs) est également de penser que l’outil informatique va résoudre les problèmes d’organisation. L’outil informatique aide, il assiste, il structure, il peut stimuler aussi. Mais ne comptez pas sur lui pour revoir les process défaillants à votre place ou instaurer des bonnes pratiques sans accompagnement. J’ai assisté il y a quelques jours à une réunion organisée dans Klaxoon. Habitué à l’utilisation de cet outil, j’étais particulièrement enthousiaste car je le trouve très stimulant. Sauf que… Sauf que l’organisateur de la réunion n’a pas invité les bonnes personnes, il n’y avait pas vraiment d’ordre du jour et personne n’a compris ce qu’on attendait des participants lors des activités proposées. La réunion a été une pure perte de temps pour tout le monde, et pourtant l’outil Klaxoon peut vraiment faire des merveilles si le cadre est correctement posé.

Meilleur ennemi n°1 : leur multiplicité

« Où est-ce que tu as déposé la dernière facture du fournisseur ? Je ne la trouve ni dans le partage réseau, ni dans Slack, ni dans Google Drive. » « Ah oui c’est vrai, tu me l’as envoyée par email ».
« Tu participes pas à la visio Paul ? » « Ben si, je vous attends dans l’équipe Teams habituel. » « Ha ouai mais non, là on est dans WhatsApp ».
« T’as vu la dernière annonce de la DRH ? » « Sur l’intranet ou par email ? » « Mais non, dans le canal General de Slack »
Il y a encore quelques années, internet n’abritait pas autant d’outils collaboratifs. Quand on voulait en adopter un, il fallait obligatoirement l’héberger soi-même. Cela pouvait prendre du temps et demandait un investissement initial plus conséquent. Ces 2 principaux freins étaient en fait des garde-fous très intéressants, ils ont aujourd’hui disparu. La plupart des outils ont une offre gratuite, l’inscription se fait en quelques secondes. On se retrouve rapidement avec beaucoup (trop) d’outils.

Conclusion

En résumé, il me paraît FONDAMENTAL de ne miser que sur quelques outils collaboratifs MAIS qui sont correctement paramétrés, dont la gouvernance a été réfléchie en amont, dont l’intégration a pris en compte les usages à haute valeur ajoutée et dont le périmètre fonctionnel ne se recoupe pas ou peu avec un autre outil existant. Le tout agrémenté d’un accompagnement au changement intégrant la plupart des cas d’usage, et vous avez là tout le nécessaire pour transformer votre équipe en Dream Team.

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