Un (bon) chef de projet, c’est quoi ?

Dans cet article, je vous propose d’essayer de définir ce qu’est un chef de projet et surtout de mettre en lumière son rôle et l’importance de sa fonction dans la réalisation de vos projets. Je suis moi-même chef de projet dans l’IT, aussi l’article a forcément une teinte numérique mais à mon sens cela peut s’appliquer dans d’autres domaines. Bonne lecture !

C’est quoi un “Chef de projet” ?

Commençons d’abord par regarder ce que dit le dictionnaire sur la définition littérale d’un chef de projet.

“Chef” :

Le Larousse explique : « Personne qui commande, qui exerce une autorité, une influence déterminante ». En fait, un chef de projet n’a rien à voir avec la notion de hiérarchie que cela sous-entend. Chef de personne en tout cas. Chef du projet ? Ça n’a pas de sens non-plus. Cependant, nous verrons plus loin que les qualités requises pour être un bon chef de projet s’approchent des qualités d’un bon chef… tout court.

On pourrait donc remplacer « chef » par « coordinateur », cela serait moins trompeur. Ou bien : « personne en charge du suivi ». Encore mieux : « un chef est une personne qui fédère un groupe de personne autour d’un objet commun ».

“(de) Projet” :

Ici, pour définir un projet, le Larousse dit : « But que l’on se propose d’atteindre ». Pas mal ! Récemment j’ai entendu une définition que je trouve encore meilleure et qui marche à tous les coups : « un projet c’est un ensemble d’activités poursuivant le même objectif, que l’on veut suivre ». C’est moins académique mais plus pertinent ! La plupart des formations expliquent qu’un projet est en effet une réalisation avec un but qui a un début et une fin. Depuis plus que 10 ans que je pratique la chefferie de projet, peu de projets avaient réellement un début clairement identifiable et une fin nette et précise. Et la réalisation en question est plutôt une sorte d’objet en perpétuelle évolution. Pas forcément une réalisation très concrète d’ailleurs. On peut très bien vouloir suivre la maintenance des rails d’une ligne de train : est-ce un projet ? A partir du moment où on veut la suivre, pour moi la réponse est oui.

Résumons : Un chef de projet va donc fédérer et coordonner une équipe autour d’un ensemble d’activités qu’on veut suivre et qui poursuivent le même objectif.

A quoi ça sert VRAIMENT un Chef de projet ?

« Les chefs de projet sont inutiles ! ». Cette phrase, je l’entends tellement souvent. Et ça m’énerve… parce que c’est vrai 😅 Nous sommes inutiles au sens où nous ne produisons rien d’autres que des PowerPoint, des Excel et des emails. Et en plus on bombarde nos collègues de réunions… Ah si, on est utile quand il faut annoncer un retard à un client ou à la Direction, ou expliquer un dépassement de budget. Là, c’est facile de nous trouver un rôle concret !

Blague à part, notre rôle n’est pas purement productif, il est plutôt à chercher du côté de la coordination, de la facilitation dans les échanges et la restitution de l’avancement.

La meilleure qualité d’un bon Chef de projet : son esprit fédérateur et communicant

Une des plus grandes qualités d’un chef de projet est de loin sa capacité à communiquer : De la bonne compréhension des objectifs du client au partage de cette vision avec les différentes parties prenantes du projet, un bon chef de projet s’appuie sur ses capacités de communication pour retranscrire de façon intelligible le suivi du projet. Son rôle est de savoir échanger avec tout le monde : les experts techniques, la Direction, les utilisateurs, les fournisseurs, etc., et de mettre en musique toutes ces personnes en vue d’atteindre l’objectif du projet dans les meilleures conditions.

Un imprévu arrive ? Il faut communiquer ! Aller voir les interlocuteurs techniques à la recherche de solutions ou d’alternatives, en peser les pour et les contre sous différents aspects (financier, planification, etc.) et trouver collectivement la meilleure parade à proposer en toute transparence aux clients du projet.

A ce sujet, un bon sens de l’empathie peut se révéler très utile en tant que chef de projet. Cela permet de sentir quand il y a des incompréhensions, des alertes ou un blocage dans l’équipe. Par exemple, j’anime une réunion : je prends le temps de faire systématiquement un tour de table afin de m’assurer que chacun a bien eu l’occasion de prendre la parole. C’est un moyen simple et efficace d’identifier une alerte.

Donner du sens aux choses

La deuxième qualité indispensable d’un bon chef de projet, c’est d’être fédérateur. On l’a vu au début de l’article, le mot fédérateur est quasiment un synonyme de la fonction ! Amener de la cohésion au sein du groupe fait partie des qualités attendues d’un bon chef de projet : il faut anticiper et identifier les désaccords et les dépasser en valorisant l’esprit d’entraide.

Pour cela, les outils sont nombreux : réunions de retour d’expérience, rétrospectives, icebreakers en début de réunion, daily, etc.

En complément, un bon chef de projet est aussi celui qui doit savoir faire des arbitrages, des compromis, des exceptions, tout en veillant à ce que tout cela se fasse de façon équilibrée et bienveillante. Garder la confiance de l’équipe tout en sachant prendre des décisions qui ne font pas forcément consensus, cela fait aussi partie du job. La ligne de crête n’est pas toujours simple à trouver afin de ne pas non plus mettre à risque le projet.

Le chef de projet doit aussi s’assurer en permanence que l’équipe a bien compris le planning, et n’a pas perdu de vue les objectifs du projet. Pour cela, il faut se réunir régulièrement, partager systématiquement les deadlines, reformuler les enjeux si nécessaire, identifier le chemin critique du projet, en suivre l’avancement quotidiennement auprès des équipes en charge, et bien s’assurer qu’ils ont compris l’importance de respecter le délai imparti.

Enfin, et c’est peut-être le plus important à retenir, un bon chef de projet se doit de donner du sens au projet et le transmettre aux autres. Tout contributeur ne sait bien travailler s’il n’a pas compris à quoi il sert vraiment. Il faut savoir être force de proposition, questionner collectivement le projet sans le remettre en cause, se mettre à la place du client pour mieux comprendre ses objectifs, et transmettre ses attentes à l’équipe. Le chef de projet doit imaginer les utilisateurs finaux dans l’adoption de leur futur outil, avoir une vision et la partager au sein de son groupe de travail.

Pour conclure, il y a une question qu’il faut garder en tête et à laquelle le chef de projet doit savoir apporter une réponse à tout moment à l’équipe : « En réalisant ce projet : qu’est-ce qu’on essaie d’accomplir ? ».