Utiliser les cartes mentales pour lancer un projet

La prise en compte et la définition du périmètre pour une nouvelle activité n’est jamais une chose aisée. Selon la taille du projet, sa complexité, ses enjeux, faire la liste complète et exhaustive des différents thèmes, des différents sujets, peut s’avérer fastidieux.

Pour nous accompagner dans ce dédale, la meilleure solution est de réaliser une carte mentale. Réaliser une carte mentale vous aide à créer, extraire, organiser et présenter des idées ou des flux de données. Le Mind Mapping est également une manière simple de générer des nouvelles idées ou de cartographier une réflexion et les différents cheminements de vos idées.

Il existe à ce jour beaucoup d’outil de création de cartes mentales. Nous vous proposons de découvrir ici quelques solutions, chacune ayant ses atouts propres et proposant des fonctionnalités spécifiques pour tous les besoins.

Freemind

Seule solution de Mind Mapping gratuite, cet outil vous donne accès à toutes les fonctionnalités usuelles de création de carte. Et c’est tout. Mais c’est déjà beaucoup.

J’ai toujours l’habitude de m’intéresser aux solutions gratuites, ne serait-ce que pour justifier le prix des solutions payantes. Du point de vue ergonomique, Freemind n’a rien à envier aux autres outils, même si l’interface est austère et peu attrayante. Bien qu’existantes, les possibilités de mise en forme sont très limitées. De même, il ne propose pas de mode collaboratif et ne permet pas de planifier un projet comme le font Mindomo ou X-Mind. Mais il ne coûte rien. Et vous n’avez pas à vous inscrire sur un site (quel)con(que) pour l’utiliser, ce qui vous évitera de recevoir des e-mails publicitaires. Du moins, de la part de ce site.

Freemind est un très bon outil pour débuter avec les cartes mentales. Il n’y a que l’essentiel et c’est suffisant. Si vous cherchez un outil pour réaliser des cartes visuellement attrayantes afin de les présenter, ou que vous ayez besoin d’une solution collaborative, orientez-vous vers une autre solution. Mais elles ont un coût. À essayer impérativement avant de s’orienter vers une solution commerciale.

MindMup

Cet outil, exclusivement disponible en ligne, est le seul à proposer la création de carte sans avoir au préalable créé un compte et renseigné votre adresse e-mail. Cela permettant, au passage, de ne pas se retrouver pollué d’annonces en tout genre. Il est à noter également que le schéma commercial adopté par cet éditeur est différent de la plupart de ses concurrents. Là où beaucoup limitent le nombre de cartes que l’on peut créer, MindMup limite la taille des cartes à 100Ko avec cependant une alternative pour les cartes de tailles supérieures, car il est possible de les sauvegarder sur Google Drive. Le point négatif de cette stratégie est que les cartes sauvegardées dans le cloud de Mindmup sont publiques (donc accessibles à tous) et peuvent être consultées par tout le monde.

Bien que toutes les fonctions indispensables soient présentes et bien représentées, l’interface et l’expérience utilisateur pourraient être améliorées. Face à d’autres outils (tels que Mindmeister, XMind ou Mindomo), Mindmup souffre de la comparaison.

Le mode collaboratif n’est disponible qu’en version payante et vous permettra également de gérer les droits d’accès des collaborateurs, sous réserve que ceux-ci aient un compte payant chez MindMup.

Dans sa version gratuite, MindMup est un très bon outil pour un besoin occasionnel, non collaboratif, à condition de ne pas être regardant sur la confidentialité.

X-Mind

Disponible uniquement en version Desktop, X-Mind est le plus attractif visuellement. Dans X-Mind, le travail collaboratif n’est pas disponible en natif. Celui-ci est rendu possible grâce à Evernote. Autre atout de cet outil, il propose une version mobile, qui est très fidèle au modèle d’origine et qui vous permet de consulter et de créer des cartes directement depuis votre Smartphone.

De même que Mindomo, X-Mind vous permet d’initier un planning projet, voire de suivre l’avancement et l’affectation de tâche directement depuis X-Mind. Si vous avez besoin de plus de fonctionnalités relatives à la gestion de projet, il est également possible d’exporter votre carte vers MS Project.

Malgré les possibilités de planification intégrées, cet outil ne propose pas de mode collaboratif natif. Je le recommande pour ses fonctions de présentation, pour la qualité visuelle des graphiques proposés, ainsi que pour le choix de type de cartes (Mind Maps, mais aussi diagrammes d’Ishikawa, matrices…).

Mindomo

Mindomo est le premier outil par lequel j’ai lancé mes tests et qui m’a amené à rédiger cet article :). J’ai choisi cet outil pour son mode collaboratif et pour ses possibilités d’interaction et d’export. Parmi les possibilités proposées par cet outil, la vue Gantt et l’export au format MS Project sont les points forts de cette solution.

Comme la plupart des outils testés, la création de cartes mentales est simple et rapide grâce à une interface attrayante, épurée et intuitive. Mindomo permet également d’enrichir la carte en intégrant entre autres : des documents, des images, des liens au format HTML, mais aussi des données audios, que vous pouvez capturer directement depuis Mindomo, ainsi que des vidéos, à partir de fichiers hébergés sur votre PC mais également depuis YouTube et Vimeo.

Au-delà des cartes mentales, Mindomo se démarque des autres outils par ses fonctions de planification. Une fois votre carte mentale créée, vous avez la possibilité d’affecter les tâches à vos collaborateurs, de créer des liens de dépendance entre les tâches, de planifier les dates de début et de fin de réalisation de ces tâches, et de suivre leur avancement. Comble de la facilité, ces fonctions sont accessibles en vue Diagramme de Gantt mais aussi en vue Carte. Si toutefois, les fonctionnalités de planification proposées par Mindomo ne sont pas suffisantes, il est possible d’exporter votre carte mentale dans MS Project pour affiner votre planning.

En version gratuite, Mindomo ne permet de créer que 3 cartes en partage collaboratif. Une version desktop de cet outil est également disponible, avec accès à toutes les fonctionnalités hormis le partage collaboratif, toujours limité à 3 cartes en ligne.

MindMeister

MindMeister est PRESQUE l’outil plébiscité par ce comparatif. Au-delà de la création de cartes mentales, cet outil dispose de fonctionnalités collaboratives et de possibilité de planification très poussées. Seule ombre au tableau, il ne permet pas d’affecter les tâches à des collaborateurs directement depuis la carte mentale. S’il arrive premier ex-aequo, c’est pour son interface avec Jira et les produits Atlassian. En partant d’une carte mentale, MindMeister vous permettra de définir les User Story puis de les importer dans Jira pour définir vos sprints.

Si votre entreprise utilise déjà Jira ou des outils d’Atlassian, cette solution est à privilégier, dans la mesure où vos cartes mentales pourront alimenter les plans de sprint. Les fonctionnalités et l’attrait graphique de cet outil sont parmi les meilleurs et, avantage par rapport à Mindomo, vous pouvez partager vos cartes avec qui vous voulez, simplement en entrant son adresse e-mail.

Conclusion

Réaliser une carte mentale pour initier un projet est aujourd’hui incontournable. Cela permet de mettre à plat toutes les tâches, leur prérequis et d’avoir une vue d’ensemble sur les risques du projet. J’espère que vous aurez trouvé dans cet article l’outil qui vous convient. Sachez que la liste des outils de Mind Mapping est très longue et qu’il y en a pour tous les besoins et toutes les situations. J’ai souhaité présenter, au travers de cet article, à la fois les possibilités de quelques solutions en lien avec la gestion de projet, mais aussi montrer que ces outils peuvent vous aider dans d’autres situation (appréhender un problème complexe, définition de processus…) et que selon vos attentes, il y a forcément une solution adaptée.