Teams : Tirez tous les bénéfices du collaboratif

Pour tout savoir sur les grands usages de l’outil collaboratif Microsoft Teams, les nouveautés et les écueils à éviter, nous sommes allés voir Jean-Baptise Hauchecorne, Team Leader Business Apps chez Devolis.

En bref, à quoi ça sert ?

Jean-Baptiste : “L’objectif principal de Microsoft Teams est de rassembler et de centraliser les différentes formes de communication au sein d’une entreprise. En plus des discussions écrites, audio et vidéo via le chat, les appels téléphoniques et les réunions, Teams permet également une collaboration efficace entre les membres d’une équipe grâce à des espaces collaboratifs dédiés à des projets communs ou des sujets transverses. Ces espaces structurés favorisent une communication organisée et efficace au sein de l’équipe.”

Qui utilise Teams ?

Jean-Baptiste : “Teams est une solution adaptée aux besoins des entreprises, qu’elles soient petites ou grandes, grâce à sa disponibilité en mode SaaS au sein de Microsoft 365, qui ne nécessite pas d’infrastructure à mettre en place. Ainsi, cela permet à une PME ou à une grande entreprise du CAC 40 de bénéficier d’un même outil collaboratif. De plus, l’outil convient aux collaborateurs travaillant sur site, en télétravail ou en déplacement, permettant de maintenir le contact avec tous les membres de l’entreprise, même à distance. L’outil Teams se révèle extrêmement performant pour faciliter la communication au sein d’une équipe. Il permet également de communiquer avec les clients, les partenaires, les fournisseurs et d’autres parties prenantes externes en organisant des réunions ou en les invitant dans les espaces de collaboration dédiés, où il est facile d’échanger.”

Quels sont les points forts ?

Jean-Baptiste : “La force principale de Teams réside dans le fait qu’il regroupe toutes les fonctionnalités de communication et de collaboration en une seule et même application. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’ouvrir une multitude d’applications telles que Skype, SharePoint, Yammer, etc. comme cela était le cas auparavant. Désormais, tout est donc rassemblé au sein d’un seul outil, ce qui facilite l’organisation de réunions, la communication, le partage documentaire, etc. Un autre avantage de Teams est sa compatibilité avec de nombreuses applications tierces qui s’intègrent directement dans l’application ou dans les espaces de collaboration. Par exemple, des chatbots peuvent être intégrés pour faciliter la vie des collaborateurs (FAQ, support, demande d’infos pratiques…). Naturellement, Teams s’intègre pleinement à l’écosystème Microsoft 365, ce qui permet aux utilisateurs de bénéficier d’une expérience complète. Par exemple, lorsqu’ils souhaitent ouvrir un document, ils peuvent le faire directement dans Teams grâce à l’intégration transparente de Word, Excel et PowerPoint.”

Quelques cas d’usage ?

Jean-Baptiste : “Teams peut être utilisé de différentes manières, notamment pour organiser des réunions entre plusieurs sites, pour obtenir de l’aide en cas de problème informatique grâce à la prise en main à distance, pour centraliser les informations relatives à un projet dans une équipe Teams dédiée, pour stocker les informations liées à un sujet transverse ou encore pour diffuser des informations en interne grâce à des canaux ouverts de conversation.”

Quelles nouveautés ?

Jean-Baptiste : “Microsoft Teams a récemment annoncé une nouveauté, à savoir l’intégration de Chat GPT pour la version Teams Premium. Teams a bénéficié de mises à jour importantes pour améliorer l’organisation de l’historique des échanges audio. Les enregistrements de réunions sont maintenant stockés dans SharePoint au lieu de Stream, et la fonction de retranscription automatique des échanges audio en texte a été améliorée. Ces améliorations facilitent la diffusion des vidéos et renforcent l’engagement des collaborateurs.

Autre nouveauté, les avatars de Microsoft Teams offrent la possibilité à vos utilisateurs de se connecter et d’être présents dans une réunion Teams sans nécessiter l’activation de leur caméra. Les utilisateurs peuvent personnaliser leur avatar pour qu’il reflète leur identité lors de la réunion.

Enfin, une nouvelle interface pour Teams est actuellement en déploiement. Elle propose une présentation optimisée des conversations et réduit la charge de l’application sur les ressources de l’ordinateur local.”

Quels pièges à éviter ?

Jean-Baptiste : “Comme mentionné précédemment, l’un des avantages de Teams est de pouvoir regrouper toutes les fonctionnalités dans un même outil, mais le piège à éviter est de tout y mettre de manière désorganisée. Il est crucial, que ce soit lors du déploiement initial de Teams ou même après, de mettre en place une gouvernance solide pour organiser les équipes, les accès, les partages de documents, etc. Il est important d’établir des règles standardisées afin d’éviter d’avoir une multitude d’équipes redondantes.

Le deuxième piège à éviter est de ne pas former et accompagner suffisamment les utilisateurs de votre entreprise. Selon leurs connaissances et leurs compétences en informatique, certaines personnes peuvent être mises en difficultés dans l’utilisation de Teams, ce qui peut poser des problèmes à long terme lorsque Teams devient l’outil central de communication de l’entreprise. Il est préjudiciable pour la collaboration que certaines personnes ne soient pas à l’aise avec l’outil et ne l’utilisent pas correctement, ou même pas du tout, ce qui les place en décalage par rapport aux usages portés par l’entreprise. Enfin, il ne suffit pas de former les utilisateurs ponctuellement, car Teams évolue régulièrement. Il est donc important de les accompagner dans la durée.”