Comment bien se servir de Power Apps ?

Pour tout savoir sur Microsoft Power Apps, ses usages, ses nouveautés et ses pièges à éviter, on s’est tourné vers Flavien, Consultant MS365 chez Devolis.

En bref, à quoi ça sert ?

Flavien : “Microsoft Power Apps est un outil en ligne qui facilite le développement de petites applications grâce à une approche très accessible appelée le low code (à ne pas confondre avec le no code). Comme son nom l’indique, le low code est une approche de construction d’application où très peu de connaissances en développement sont requises, car très peu de manipulations de code sont demandées à l’utilisateur. C’est un outil particulièrement adapté aux applications de petite envergure et aux petits projets. Néanmoins, Power Apps n’est pas forcément l’outil le plus approprié pour construire des applications lourdes et complexes.”

Qui utilise Teams ?

Flavien : “Power Apps n’est pas réservé aux profils informatiques. Il peut être utilisé par des développeurs expérimentés ou des utilisateurs métier sans expérience en développement. Ces derniers peuvent tout à fait devenir autonomes dans l’utilisation de Power Apps après seulement quelques jours de formation. Généralement, l’apprentissage se poursuit en auto-formation, où les utilisateurs acquièrent de nouvelles compétences en construisant de nouvelles applications. Ainsi, pratiquement n’importe qui peut utiliser Power Apps, à condition de consacrer du temps à son apprentissage.

Pour nuancer, il faut tout de même dire que le plus souvent, une application est d’abord créée par une équipe informatique, qui la passe ensuite à une équipe métier pour la faire vivre et évoluer. La maintenance de l’application (résolution de bugs et évolutions fonctionnelles) peut tout à fait être assurée par un responsable de service ou par un chef de projet, et donc pas nécessairement à des développeurs. Pour accompagner les utilisateurs dans leur montée en compétences sur Power Apps, Microsoft fournit une documentation complète en anglais et en français, comprenant des exemples, des exercices pratiques, des tutoriels, et bien d’autres ressources.”

Quels sont les points forts ?

Flavien : “Selon moi, l’un des principaux avantages de Power Apps est sa rapidité de déploiement. Certains projets peuvent être réalisés en seulement 1 ou 2 jours !

Ensuite, Power Apps fait partie de la suite Office, ce qui signifie que sa licence est déjà incluse dans les abonnements Microsoft 365. Les entreprises qui utilisent déjà des outils comme Outlook, OneDrive, Word et Excel peuvent également profiter de Power Apps sans coûts supplémentaires.

Un troisième avantage majeur est l’utilisation du low code, qui permet à de nombreux métiers de créer des applications sans avoir de connaissances approfondies en développement.

Enfin, les applications créées via Power Apps sont hébergées dans le cloud de Microsoft, ce qui signifie que les développements se font directement dans l’environnement du client. C’est très pratique et cela simplifie beaucoup le dépannage en cas de problème. On peut se connecter à distance à l’application du client (éventuellement via un VPN), examiner le code et identifier les problèmes sans avoir à télécharger quoi que ce soit, et sans avoir à créer un environnement spécifique.”

Quelques cas d’usage ?

Flavien : “En général, Power Apps est utilisé pour créer des applications basées sur la complétion de formulaires simples : on y saisit des informations, qui seront ensuite traitées ailleurs par différents services. Très souvent dans les entreprises, ce flux d’informations passe par des échanges de courriers électroniques ou par la création de fichiers Excel. Avec Power Apps, on dispose d’une application ergonomique accessible de n’importe où sur PC, tablette ou téléphone, qui facilite la collecte de ces données et leur rangement dans une liste SharePoint rattachée à l’application.

Bien souvent, les applications métier demandées par le personnel sont trop petites pour que le service informatique y consacre du temps, mais trop importantes pour être gérées dans un simple tableau Excel. Power Apps est parfaitement adapté pour ce genre de situations. Ces projets sont généralement réalisables en 10 à 20 jours maximum (parfois moins!). Un exemple typique est le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, qui nécessite de suivre tout un processus, comprenant la création du compte informatique, la préparation de l’équipement, l’intégration de la nouvelle personne dans la base de données RH, etc. Pour ce genre de besoin, on peut très facilement créer une application avec Power Apps.”

Comment se passe la construction d’une application ?

Flavien : “L’interface de Power Apps est incroyablement intuitive ! Au lieu d’avoir du code en plein milieu de l’écran, on voit directement l’aperçu de l’application que l’on est en train de construire.

Par exemple, pour créer un bouton on clique simplement sur le menu “Insérer” et on choisit “bouton” dans le menu déroulant des objets de Microsoft, qui sont tous pré-codés ! Le bouton apparaît aussitôt sur l’interface de l’application. Je conseille toujours d’utiliser en priorité les objets proposés par Microsoft. Si aucun d’entre eux ne correspond à notre besoin, alors on peut essayer de trouver une autre solution, par exemple en combinant deux objets.

Ensuite, on positionne l’objet au bon endroit dans l’application et on ajuste ses paramètres, y compris ce qu’on appelle les “actions” de l’objet, par exemple l’effet attendu lorsqu’on clique sur le bouton. C’est au paramétrage des actions qu’on est parfois amené à insérer de courts extraits de code. Globalement, l’interface de Power Apps est très visuelle et on voit exactement ce qu’on est en train de constuire.

La seule chose qui n’est pas directement disponible de manière pré-codée dans Power Apps et pour laquelle il faut avoir un peu de connaissances, ce sont les fonctions, mais même à ce niveau l’utilisateur novice est très accompagné. Par exemple, la fonction “navigate” qui permet de passer d’une page à une autre n’est pas écrite explicitement dans Power Apps. Heureusement, quand on commence à taper les lettres “na..”, l’auto-complétion propose rapidement le terme “navigate”. En cliquant sur “navigate”, Power Apps ouvre ensuite la parenthèse et demande : “Sur quelle page voulez-vous aller ?”. On renseigne alors la page, puis Power Apps nous propose de faire une transition, etc.”

Quelles nouveautés ?

Flavien : “Power Apps est une technologie basée sur le Cloud, accessible via une application web sans nécessité de téléchargement de logiciel. Les mises à jour sont donc automatiques et assurées par Microsoft, comprenant des correctifs de bugs et l’ajout de nouvelles fonctionnalités. Par exemple, Power Apps propose maintenant la possibilité d’utiliser des images animées. Un aperçu des améliorations à venir est présentés dans l’onglet “Nouveautés” de l’application. En ce moment par exemple, Microsoft travaille sur la modernisation des boutons et des champs de saisie.

En ce qui concerne les fonctionnalités avancées, telles que l’intelligence artificielle et la reconnaissance d’objets, certaines nouveautés sont disponibles moyennant des frais supplémentaires. Power Apps propose également une intégration avec de nombreux autres services, tels que des bases de données et des réseaux sociaux comme Facebook et Twitter. De nouveaux connecteurs sont régulièrement ajoutés, bien que certains d’entre eux soient payants, comme Docusign, tandis que d’autres sont gratuits grâce à des partenariats établis par Microsoft, comme avec Adobesign pour la signature électronique de documents.“

Quels pièges à éviter ?

Flavien : “Effectivement, il y a quelques pièges à éviter lors de l’utilisation de Power Apps, notamment la tentation de créer des applications trop volumineuses. Comme nous l’avons mentionné précédemment, Power Apps fonctionne entièrement dans le Cloud et s’exécute sur un navigateur, ce qui consomme de la mémoire RAM. Si une application devient trop lourde, par exemple en raison d’un grand nombre d’images ou de données à charger, elle peut devenir lente. Il faut être vigilent, car il est très facile de se retrouver avec une application trop gourmande en ressources. Heureusement, il existe des conseils d’optimisation pour réduire la taille de l’application, tels que la réduction de la taille des objets qui la composent ou la minimisation du volume de données utilisées.

Par défaut, Power Apps limite le chargement à 2000 lignes de données. Par exemple, si vous gérez les nouveaux collaborateurs dans une application, et que chaque ligne de données correspondant à un collaborateur, vous serez limité à 2000 nouveaux arrivants. Au-delà de cette limite, l’application risque de planter. Il existe bien quelques astuces pour contourner cette limite, comme le chargement des données par lots de 2000 lignes. Cependant, il est important de ne pas tomber dans l’excès en développant une application qui nécessite un nombre extrêmement élevé de demandes, car Power Apps n’est pas conçu pour cela.

Un autre piège courant est le manque de documentation et de structuration du code lors du développement rapide d’une application. Étant donné la facilité et la rapidité avec lesquelles on peut développer dans Power Apps, on oublie souvent de commenter le code et de renommer les objets de manière appropriée. Pour assurer la maintenance future de l’application, il est essentiel de prendre le temps de commenter le code et de donner des noms clairs aux objets utilisés. Si vous revenez sur l’application deux mois plus tard et que vous trouvez un code non commenté et des objets sans nom significatif, il devient beaucoup plus difficile de se replonger dans le projet. Il est donc important de garder cela à l’esprit pour assurer une gestion efficace de l’application à long terme.“

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