Ce que l’on ne vous a jamais enseigné pour une conduite de réunion réussie

Comment engager vos collaborateurs afin qu’ils soient impliqués et efficaces en réunion ?

Les réunions sont souvent synonymes de perte de temps et d’ennui. Pourtant, c’est un moment d’échanges et de créativité crucial dans lequel se prend parfois des décisions importantes. Une réunion réussie, c’est l’assurance de faire avancer au mieux vos projets et de garder vos contributeurs engagés et motivés.

Je vais ici essayer de vous livrer mes conseils pour conduire au mieux vos réunions. J’ai formalisé les points les plus évidents, que vous retrouverez plus en détail dans la littérature conventionnelle. J’ai également indiqué d’autres conseils qui vous paraitront plus originaux : ceux-ci sont basés sur mon expérience personnelle.

Avant la réunion

1. Indiquez un Ordre du Jour à l’avance, même très succinct, avec un objectif clair. Qu’est-ce qu’on essaie d’accomplir avec cette réunion ?
2. Préparez le casting de la réunion avec soin :
   • Une personne manquante : la réunion sera à refaire
   • Une personne de trop : la réunion risque de perdre en productivité, sans parler de la perte de temps pour la personne concernée
   • N’hésitez pas à évoquer la réunion à la machine à café avant qu’elle n’ait lieu : « as-tu bien compris que ta participation est importante pour telle ou telle raison ? »
3. Préparez un support visuel qui permettra de structurer la réunion et de faire des propositions de base de réflexion.
   • Si des points sont difficiles à expliquer, faites un schéma. Cela permettra à tout le monde d’être aligné sur la compréhension du sujet.
   • Si un plan d’actions est à prévoir, indiquer des propositions de dates et d’acteurs concernés.
   • Soyez concis, mettez des phrases simples. Ajoutez des images et de la couleur !

En début de réunion

• Soyez détendu, souriant et de bonne humeur. Tout le monde préfère travailler dans une bonne ambiance !
• Rappelez systématiquement le contexte et l’objectif de la réunion.
• Faites un tour de table, assurez-vous que tout le monde a bien compris ce que l’on attend de lui. Identifiez et invitez les personnes superflues à quitter la réunion (avec tact 😉).
  • Tout le monde ne se connaît pas : faites les présentations
  • Tout le monde se connaît : demandez à chacun son humeur du jour. Si quelqu’un est de mauvais poil ou a eu une mauvaise journée, ses collègues seront plus à même de l’écouter et d’être en empathie avec son attitude négative.

En cours de réunion

• Abordez le sujet de la réunion à l’aide du support préparé. Mettez tout le monde à l’aise en disant qu’il ne s’agit là que d’une proposition de votre part afin d’inviter les participants à débattre, et que l’objectif de la réunion est justement d’amender la ou les solutions proposées.
• Modifiez directement le support en séance. Ainsi il servira de compte-rendu qui sera de fait accepté par tout le monde, car il aura été construit et partagé en séance.
• Au cours des échanges, assurez-vous que tout le monde prend bien la parole, s’engage dans les échanges. Interpellez directement les uns ou les autres pour recueillir leur avis.
• N’empêchez pas les petites digressions si le timing le permet. A l’inverse, n‘hésitez pas à rappeler l’objet de la réunion en cours de séance si vous sentez que les débats partent dans tous les sens. C’est un bon dosage à trouver pour ne pas être trop rigide !
• Repérez les différentes personnalités et n’hésitez à vous en servir pour animer les échanges. Voici quelques exemples non-exhaustifs :
  • Le Leader : impliquez-le dans la prise décision, surtout quand elle est difficile. Respectez son besoin de diriger, n’essayez pas d’entrer en opposition avec lui.
  • Le Créatif : soyez ouvert à ses idées non conventionnelles, demande-lui son avis quand il s’agit de trouver des solutions complexes, laissez-lui de l’espace pour s’exprimer.
  • Le Sceptique : il sera critique et posera beaucoup de questions. Fournissez-lui des données quantifiées et des faits, soyez patient face à ses doutes et montrez-vous rassurant.
  • L’Émotionnel : celui-ci exprime ouvertement ses émotions, il a une sensibilité exacerbée. Soyez empathique, écoutez-le activement, et prenez le temps de le rassurer sur ses principaux doutes.
• Dans tous les cas, n’hésitez pas à donner votre avis, mais souvenez-vous qu’il est préférable d’amener le groupe à trouver la meilleure solution par lui-même.

Juste après la réunion

• Envoyez le support amendé en séance par email, et indiquez la date de la prochaine échéance. N’hésitez pas à indiquer dans le corps de l’email les principaux arbitrages : la plupart des personnes n’ouvrent pas les PJ des emails.

En conclusion :

• Assurez-vous que le tout le monde a bien compris les tenants et les aboutissants du sujet
• Soyez à l’écoute, invitez les participants à s’engager dans la prise de décision
• Ne perdez jamais de vue l’objectif de la réunion

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